Además de crear las Fichas de Registro de Huéspedes, la firma de contratos también es posible con Partee.
Ya sea un hotel, un apart-hotel, un hostal, un albergue u otro tipo de alojamiento, si su alojamiento dispone de un contrato u otro tipo de documento para que lo firmen los huéspedes, Partee permite que sus huéspedes lean el documento y lo firmen directamente en sus propio celulares o tablets, en el caso del check-in online, o en la computadora, celular o táblet del alojamiento en el caso del check-in presencial.
El proceso es muy sencillo.
Paso 1. Importa el modelo de contrato a Partee
En la configuración de su alojamiento en Partee, acceda a la opción de incorporar el documento PDF con todas las cláusulas. El contrato podrá contener:
- Condiciones de la estadía.
- Cláusulas de protección de datos.
- Cláusulas relacionadas con el Covid-19.
- Cualquier otra cláusula que considere pertinente.
Partee almacenará el modelo de contrato para mostrarlo a los huéspedes y recabar su consentimiento y firma durante el check-in.
Paso 2. Lectura, aprobación y firma por parte del huésped
Una vez que el modelo de contrato haya sido importado, Partee mostrará al huésped la opción de leer el documento PDF en su totalidad y con total comodidad. Una vez que el huésped ha leído el contrato, y una vez de acuerdo con sus cláusulas, deberá aceptar su contenido y firmar directamente sobre la pantalla del celular o táblet.
En el caso del check-in online, la lectura, aceptación y firma se realiza en el propio celular o táblet del huésped, que no necesitará disponer de nada especial, simplemente poder leer documentos PDF. En cambio, en el caso de registros presenciales, la lectura, aceptación y firma se realizará en el celular, táblet o computadora del alojamiento.
Para almacenará la firma del huésped, incluidos sus datos biométricos, y los custodiará de modo seguro en sus servidores para crear posteriormente el contrato firmado.
En general únicamente el responsable de cada reservación debería firmar el contrato.
Paso 3. Generación del contrato firmado
Cuando el usuario indica a Partee que genere las fichas de registro de huéspedes de la reservación, Partee generará además una versión PDF del contrato firmada por el huésped. Para ello, insertará los datos de la firma biométrica del huésped encriptados en el documento, insertará también los datos personales del huésped, e insertará la imagen de la firma en el documento.
Partee enviará una copia del contrato firmado en formato PDF al correo electrónico del alojamiento, para que lo almacene, y además se guardará una copia del documento en la nube, para que el usuario pueda descargarse una copia siempre que lo necesite.
El alojamiento podrá ahorrarse costos de impresión y gestión de los contratos impresos, reducir los tiempos y aumentar la seguridad en el check-in, ofrecer un mejor servicio a los huéspedes, tener un comportamiento más responsable con el medioambiente, y avanzar en digitalización.